ペーパーレス化を実現するには?


ペーパーレス=業務から紙を減らすこと、単純に考えるとそうですが、いざ取り組もうとしても何から始めたら良いのか?


ペーパーレス化 を実現するには?






ペーパーレス化は企業が取り組むべき急務な課題といえます。

【業務における紙文書の問題点】
・保管に際して倉庫などの保管スペースが必要となる
・保管している書類の中からの閲覧・検索に時間が係る
・承認から回覧、決済まで時間を有し即断即決ができない

あくまでも一例ですが、紙文書は業務非効率で情報が共有できないなどの弊害が問題ということです。

また、紙文書の業務を電子化文書への業務にシフトされることが進んでおり、紙文書の保存化を容認する動きはe-文書法でより高まりつつあります。
このe-文書法で定められている法定文書は、会社関係書類などほとんど全ての文書です(一部除外あり)紙文書をスキャナし、ハードディスクや記録メディア(CD・MO・DVD)に保存が可能となりました。

【ペーパーレスのよい点】
・印刷コストの削減
・紙での保存と違い劣化しない
・検索、閲覧の時間短縮
・環境にやさしい

まずは、ペーパーレス=業務から紙を減らすことから取り組むことがベストです。デジタル複合機などのスキャナーで電子化可能な書類をスキャンしPDF化しクラウドに保管、そしてデータの整理からはじめてみては。そして絶対に忘れては行けないことがありますそれは万全なセキュリティ対策です。お忘れずに!